Spesso molti clienti ci chiedono come ottenere l’importazione di dati (talvolta in grandi quantità) nel database del sito partendo da file di dati in loro possesso.

Questi file di dati possono essere, in linea di massima, di due tipi:

1. dati generati da un software gestionale, solitamente usato per la gestione del magazzino, per l’emissione di bolle e fatture o per la vendita al banco.
2. dati contenuti in listini (Excel o CSV) ricevuti dai loro fornitori.

Esaminiamo in dettaglio le condizioni indispensabili che possono consentire di popolare automaticamente il modulo easySTORE (che gestisce il catalogo online e l’e-commerce).

Per prima cosa dobbiamo avere presente che il CMS del sito (Content Management System) è gerarchicamente organizzato come di seguito:

• Categoria    (ad esempio, per un sito di ferramenta: Utensileria, Giardinaggio, Strumenti di misura, ecc.)
• Sottocategoria (ad esempio per Utensileria: Elettroutensili, Utensili Manuali, per Giardinaggio: Decespugliatori, Motoseghe, Soffiatori, per Strumenti di misura: Multimetri, Metal detector, Endoscopi).
• Scheda Prodotto : è la scheda di dettaglio del prodotto, contiene una o più immagini, la descrizione esaustiva ed una o più righe che mostrano le diverse varianti (dimensioni, caratteristiche, colori) del prodotto stesso.
• Riga Prodotto : si tratta del singolo prodotto vendibile (N.B. caricando manualmente i prodotti nel sito si genera un codice univoco), solitamente rappresentato da un codice univoco quale il codice EAN o il codice UPC.
• Foto della scheda: per consentire il corretto abbinamento delle foto alla scheda prodotto il nome delle foto deve essere trasmesso tramite apposito campo di dati o specifica denominazione del file correlato, ad esempio, al codice della scheda prodotto o della Riga Prodotto.

1. DATI PROVENIENTI DA GESTIONALE

   1. tutti i dati mostrati nel sito provengono dal gestionale, che fornisce le informazioni relative alla organizzazione in Categorie, Sottocategorie, Schede Prodotto e Righe Prodotto come necessario nel CMS del sito.
   2. il flusso dei dati dal gestionale al sito potrà essere programmato al fine di:
      1. popolare il sito per la prima volta;
      2. incrementare il sito con nuovi prodotti oppure modificare i dati già presenti tramite la completa sovrascrittura dei dati presenti;
   3. in ogni caso i dati provenienti dal gestionale dovranno essere concordati con Aldersoft, al fine di garantire un flusso corretto.

2. DATI PROVENIENTI DA FILE EXCEL - LISTINI DEI FORNITORI

   1. queste sono le principali criticità rilevate frequentemente :
      1. diversi fornitori preparano i loro listini con tracciati record (cioè l’ordine delle varie colonne di un file Excel) difformi tra loro;
      2. non sono presenti i codici univoci che identificano la Riga Prodotto, il singolo prodotto vendibile (EAN, UPC, ISBN, ecc.) ;
      3. non sono presenti i nomi delle immagini della Scheda Prodotto;
      4. se il file Excel (opportunamente popolato dei dati relativi a Categoria, Sottocategoria e Scheda Prodotto) viene utilizzato per popolare il sito per la prima volta, possiamo generare automaticamente il codice univoco Riga Prodotto;
         1. N.B. per poter effettuare importazioni successive ( per aggiornamenti ) sarà indispensabile inserire manualmente nei futuri Excel da importare i codici Riga Prodotto sopradescritti;

3. MARCHE, ALTRI DATI E IMMAGINI

   1. determinate caratteristiche "di accorpamento" dei singoli prodotti (ad esempio le varie Marche, le finalità d’uso, ecc.) dovranno essere trasmesse tramite tabelle (cioè singoli file Excel / CSV) separati;
      1. pertanto nei file di dati (comunque vengano trasmessi al sito) non vi dovrà mai essere una colonna con i nomi delle marche ( Bosch, Valex, Philips, ecc.) ma il codice ID della marca relativo ad una specifica tabella Marche;
   2. aggiungendo ulteriori colonne al file di Excel potranno essere trasmessi nel sito altri parametri per ciascuna singola Riga Prodotto relativi a: Giacenza, Sconti, Tempi di riassortimento, ecc.
   3. una volta concordato con Aldersoft il tracciato-record (cioè l’ordine delle varie colonne di Excel, nonché la tipologia dei dati contenuti) e delle relative tabelle correlate, potremo attivare una specifica interfaccia nel CMS del sito che consentirà di aggiornare automaticamente i dati.
   4. per quanto riguarda l’aggiornamento delle immagini occorrerà stabilire se saranno residenti sullo stesso webserver del sito (in questo caso vi forniremo un accesso FTP) oppure su server esterno raggiungibile pubblicamente su internet (in questo caso dovranno essere concordati i nomi delle cartelle contenenti le immagini).